A digitális aláírás témaköre előkerült már oldalunkon, most viszont specifikusan a Microsoft 365-ben való digitális aláírásról lesz szó. Bemutatjuk, hogy ez hogyan lehetséges, mire jó és mik az előnyei.
Tartalom
- Bevezetés: mi a digitális aláírás?
- Microsoft 365: hogyan lehet digitális aláírást hozzáadni Word-ben és Excel-ben?
- Mit kell tudni az aláírási sorról?
- Hogyan szerkeszthető a digitális aláírás?
- Hogyan távolíthatóak el a digitális aláírások a Word-ből és az Excelből?
- Hogyan értesül az aláíró arról, hogy szignót kértek tőle?
- Kapcsolat
- Gyakran Ismételt Kérdések
Bevezetés: mi a digitális aláírás?
Ahogyan említettük fentebb erről a témakörről írtunk már.
Most csak magát a fogalmat vesszük át gyorsan, pár mondatban, és ezután rögtön áttérünk a Microsoft 365-ben történő digitális aláírás folyamatának részletezésére.
Tehát mi is a digitális aláírás?
Ez egy olyan aláírás, ami digitális formátumú, és ezen belül több típusa is van.
Ezekről részletesebben itt, egy korábbi cikkünkben lehet olvasni:
Digitális aláírás készítése: a különböző megoldások előnyei és hátrányai
Microsoft 365: hogyan lehet digitális aláírást hozzáadni Word-ben és Excel-ben?
Az első fontos tudnivaló az, hogy Business Standard vagy magasabb előfizetés esetén tudunk aláírást kérni a Microsoft 365 segítségével.
A megfelelő előfizetés esetén a következőket kell tenni:
- Oda kell helyezni az egeret, ahová az aláírást szeretnénk tenni,
- Ki kell választani az Aláírási sor lehetőséget: Beszúrás > Szöveg csoport > Aláírási sor
- Az ezután felugró aláírási panelen meg kell adni az aláírás paramétereit: aláíró neve, e-mail címe stb.
Az aláírási panelen lehetőség van utasításokat is adni az aláírónak. Például: Nézze át az aláírandó dokumentumot szakmai szempontból, mielőtt szignózza azt. Ez a lehetőség egy cégben előnyös, hiszen megkönnyíti a különböző szerepet, pozíciót betöltő munkavállalók közötti kommunikációt.
Az aláírási panelen emellett jelölőnégyzetek bepipálásával arra is van lehetőség, hogy:
- Engedélyezzük az aláírónak, hogy megjegyzéseket fűzzön a dokumentumhoz,
- Megjelenjen rajta az aláírási dátum
Mit kell tudni az aláírási sorról?
Miután a fentebb ismertetett lépéseket végrehajtottuk a Microsoft 365 hozzáadja aláírásunk képi megjelenését, egy digitális aláírást az adott dokumentumhoz.
Ezután jobb gombbal rá kell kattintani az aláírási sorra és ki kell választani az Aláírás parancsot. Ha védett nézetben nyílik meg a fájl, de biztosan tudjuk, hogy megbízható forrásból származik a Szerkesztés mégis lehetőséget kell választani.
Hogyan fog megjelenni a Microsoft 365-ben a digitális aláírás, milyen lehetőségek vannak?
Az aláírás lehet:
Nyomtatott
Ehhez a fenti képen látható X melletti mezőbe be kell gépelni a nevünket.
Kézzel írott
Ehhez a fenti képen látható X melletti mezőben a kézírásos funkciót kell választani.
Képes formájú
Ehhez a Kép kiválasztása lehetőséget kell használni: Képek beszúrása > Kép kiválasztása
Hogyan szerkeszthető a digitális aláírás?
Az aláírásra kattintva elérjük az aláírási panelt:
Hogyan távolíthatóak el a digitális aláírások a Word-ből és az Excelből?
Ha el akarunk távolítani aláírásokat a következő lépéseket kell követni:
- Meg kell nyitni az aláírást/aláírásokat tartalmazó dokumentumot vagy munkalapot.
- Jobb gombbal az aláírási sorra kell kattintani, és az így megjelenő lehetőségek közül az Aláírás eltávolítás parancsot kell választani.
- Végső lépésként, ha biztosan el akarjuk távolítani az aláírást, akkor a biztosan el akarja távolítani az aláírást kérdésre IGENNEL kell válaszolni!
Hogyan értesül az aláíró arról, hogy szignót kértek tőle?
Amikor valaki beszúr egy aláírási kérelmet egy dokumentumba a Microsoft 365 elküldi a fájl elektronikus másolatát a megjelölt aláírónak. Ez a személy így értesítést kap arról, hogy aláírást kértek tőle, és látni fogja a dokumentumban az aláírási sort is.
Mit tehet az, akitől az aláírást kérték?
Az aláíró fél a következőket teheti:
- Beírja az aláírást az aláírási sorba. Ekkor lesz nyomtatott az aláírás.
- Kézzel adja meg az aláírást, ekkor beszélhetünk kézzel írott aláírásról. Ehhez érintőképernyős gépre van szükség.
- Kiválaszt egy képet, ekkor lesz képes formájú az aláírás.
A Microsoft 365-ben a digitális aláírás nem csak egy látható aláírást jelent, amit az aláíró maga ad meg, hanem ezzel egyidejűleg egy személyazonosságot hitelesítő digitális aláírás is a dokumentumra kerül.
Ha szeretnél céged számára Microsoft 365 szoftvercsomagot, vedd fel velünk a kapcsolatot.
Ehhez töltsd ki az alábbi űrlapot:
Kapcsolat
Gyakran Ismételt Kérdések
Igen, a Microsoft 365 biztosít erre lehetőséget.
Az aláírás lehet nyomtatott, kézzel írott vagy képes formájú.
Igen, minden esetben kap értesítést az a személy, akit megjelöltek aláíróként.
