Elektronikus aláírás a Google Drive-on, Google Workspace eSignature: útmutató

Mit nevezünk elektronikus aláírásnak? Hogyan készíthető ilyen a Google Drive-on, milyen lehetőségek vannak rá? Mennyire megbízhatóak, mennyire számítanak hitelesnek az így készített elektronikus aláírások? Cikkünkben választ adunk ezekre a kérdésekre, részletesen kifejtjük a Google Drive -on történő elektronikus aláírás témakörét, bemutatjuk a Google Workspace eSignature funkcióját. Vágjunk bele!

Mit nevezünk elektronikus aláírásnak?

Elektronikus aláírásnak nevezzük azt, ami egy dokumentumhoz kapcsolódva igazolja annak a hitelességét. Ez tulajdonképpen egy digitális verzió a papír alapon történő hiteles aláírásokra.

Hogy lehet elektronikus aláírást készíteni?

Elektronikus aláírás készíthető erre alkalmas szoftverrel és hitelesítésszolgáltatótól származó tanúsítvánnyal.

Korábban cikkeztünk már a digitális aláírásról, ekkor az Adobe Sign lehetőséget bemutatva. Most ebben a cikkben a Google Drive-os verziót emeljük ki. Ezeken kívül is számos további megoldás létezik, amikről mi nem ejtünk szót.

Elektronikus aláírás a Google Drive-on: hogyan működik ez a lehetőség?

Nézzük meg, hogy hogyan lehetséges Google Workspace szolgáltatás segítségével elektronikus aláírást készíteni.

A Google Workspace-n egy ideje megjelent az eSignature funkció. A Starter csomagok nem tartalmazzák, de ettől felfelé minden csomagban elérhető.

Mi a Google Workspace eSignature?

A Google Drive-on, a Google dokumentumokban a Google Workspace eSignature funkciójával lehetséges elektronikus aláírást készíteni.

A Google Workspace eSignature funkcióval digitális aláírásokat lehet létrehozni és bekérni a Google Dokumentumokban és a Google Drive-on. Segíségével különböző mezőket lehet a dokumentumban elhelyezni. Ezek lehetnek: aláírás, kezdőbetűk, nevek szövegek, dátumok.

A Google Workspace eSignature a Google hivatalos oldalán belül innen érhető el: elektronikus aláírás.

Hogyan működik a Google Workspace eSignature?

Az eSignature az eszközök menüpontból érhető el. Segítségével hozzáadhatunk mi magunk, illetve másoktól is kérhetünk elektronikus aláírást.

A második esetben, tehát, ha tőlünk kértek aláírást, akkor így tudjuk aláírni az adott dokumentumot :

Ha megtörtént az aláírás még el kell fogadni a következőt:

Majd meg is kell készként jelölni:

Ha mindezt megtettük e-mailben értesítést fogunk kapni mind mi, mind az aláírás kérő fél, hogy az elkészült, befejeződött.

Ugyanígy e-mailben fogunk egy auditot is kapni, ami látszik az aláírás státusza:

Mit tud a Google Workspace eSignature? Mik az előnyei?

Lássuk mit tartalmaz az eSignature és mik az előnyei :

A Google Workspace eSignature-ben:

• Az elektronikus aláírások be vannak építve a PDF-fájlokba és a Google Dokumentumokba, közvetlenül ezekből elérhetőek,
• Egy hónapban annyi aláírási kérelem küldhető, amennyi szükséges, nincs mennyiségi korlátozás,
• Segítségével a PDF-ekben és Google dokumentumokban létrehozhatóak újrafelhasználható szerződéssablonok,
• A szerződéseket és egyéb aláírandó dokumentumokat automatikusan tárolja a Google Drive,
• A rendszer lehetővé teszi az aláírási folyamat állapotának nyomon követését,
• Mobileszközökről is lehetséges az aláírás,
• Létrehozható auditnapló, amiben rögzíthetőek az események

A Google Workspace integrált eSignature funkciójának nagy előnye, hogy könnyen használható, akár mobileszközökről is, így gyakorlatilag bármikor, bárhonnan elvégezhető egy-egy fontos dokumentum aláírása.

Hogyan működik a magyarországi elektronikus aláírás szabályozás és elismerés? Megfelel-e ennek az eSignature?

A Google Workspace eSignature jó lehetőség, de vajon megfelel a szabályozásoknak? Mennyire használható hatékonyan Magyarországon?

Milyen szabályozás van érvényben Magyarországon?

Mivel Magyarország EU-tagállam, ezért az eIDAS rendelet van érvényben az országban.

Eszerint milyen elektronikus aláírás típusok vannak?

A következő típusok vannak, és ezt kell tudni róluk:

1. Egyszerű elektronikus aláírás/SES (Simple Electronic Signature)

Ez lehet bármilyen elektronikus formában rögzített aláírás, akár egy elfogadom gomb megnyomása vagy egy jelölőnégyzet kipipálása is. Ezen kívül lehet érintőképernyőn kézzel rajzolt aláírás vagy beillesztett képes aláírás is.

2. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás/AES (Advanced Electronic Signature)

Olyan elektronikus aláírás, amely hitelesítési technológiákkal van alátámasztva, így kapcsolódik az aláíróhoz, és megfelel a következő követelményeknek:

• egyedileg az aláíróhoz kötődik
• képes az aláíró azonosítására
• kizárólag az aláíró ellenőrzése alatt áll
• biztosítja, hogy az aláírt dokumentum utólag ne legyen módosítható

3. Minősített elektronikus aláírás/QES (Qualified Electronic Signature)

Az EU-ban ez a legmagasabb szintű elektronikus aláírás. Mindig minősített hitelesítés-szolgáltató (QTSP) bocsátja ki és ellenőrzi.

Követelmények:

• Minősített tanúsítvány használata
• Minősített aláírás-létrehozó eszköz (pl. chipkártya, token)
• Szigorú jogi és technikai szabályozás

Melyik ezek közül a típusok közül a Google Workspace eSignature?

A Google Workspace eSignature egyszerű elektronikus aláírás, azaz SES (Simple Electronic Signature).

Megfelel-e akkor az eSignature a magyarországi szabályoknak, mit lehet vele elintézni?

Igen, elmondható, hogy a Google Workspace eSignature eszköze megfelel a magyar jogszabályoknak, mert az eIDAS rendelet kimondja, hogy az elektronikus aláírások, beleértve az egyszerű aláírásokat is, jogilag érvényesek, és nem tagadható meg joghatásuk pusztán azért, mert elektronikusak.

DE, mivel a Google Workspace eSignature a SES (egyszerű elektronikus aláírás) kategóriába tartozik:

• Nem minősül sem AES-nek, sem QES-nek, ami azt jelenti, hogy vitás esetben könnyebben támadható, kisebb a bizonyító ereje.
• A Google maga is úgy pozicionálja, hogy „kis kockázatú üzleti folyamatokra” ajánlott. Ilyenek például: ajánlatok elfogadása, kisebb értékű szerződések, belső folyamatok).
• Nem helyettesíti a minősített aláírást (QES), így állami ügyintézéshez, banki nagy értékű szerződéshez nem elégséges.

Magyarországon tehát számos dologra elegendő a Google Workspace eSignature, azonban akadnak olyan helyzetek, ügyek is, amire NEM megfelelő.

Gyakran Ismételt Kérdések