Az IT kifejezés biztosan mindenkinek ismerős. Manapság ez már beleivódott a mindennapjainkba, az életünk szerves részét képezi. A legtöbben azonban csak a felhasználói oldalát ismerik, kihasználják, azt, amit nyújt. Azzal, hogy az IT üzemeltetés mit jelent és milyen feladatokkal jár csak kevesen vannak tisztában.
Az, hogy az IT üzemeltetés megfelelően működjön minden cég számára rendkívül fontos, hiszen sok minden múlik ezen. Minden vállalkozásnak van ugyanis egy üzleti és egy technológiai része is. Az elsőnek, azaz az üzletnek viszont alapfeltétele a második, csak úgy tud működni, hogyha ez rendben van.
Mit is jelent pontosan az IT üzemeltetés és hogyan zajlik? Milyen típusai vannak, milyen feladatokat vetnek fel az egyes verziók? Miért fontos minden cég számára, hogy jól működjön? Mai cikkünkben ezekre a kérdésekre adunk választ.
Tartalom
Mit jelent az IT üzemeltetés fogalma? Milyen típusai vannak?
Az IT az angol information technology rövidítése. Ez magyarul információs technológiát jelent. Az IT üzemeltetésbe tartozik tehát minden, ami az információs technológia biztosításának hátterében áll.
Ha IT üzemeltetésről beszélünk, akkor alapvetően három esetet különböztethetünk meg. Beszélhetünk induló cégek IT üzemeltetéséről, már meglévő infrastruktúrával rendelkező cégek és hirtelen növekedésnek indult cégek IT üzemeltetésének átvételéről.
Ebben a cikkben az első két esetet fejtjük ki részletesebben, de ejtsünk most néhány szót a harmadikról is.
Előfordul, hogy amikor egy cég hirtelen nagy növekedésnek indul, akkor a rendszerinformatika ezzel nem tud lépés tartani. Van olyan is, amikor egy cég speciális tevékenységi területe szüli a nehézségeket, mert olyan komoly szaktudást igénylő szoftvereket használnak, amikhez bizony a rendszergazdájuknak is értenie kell.
A harmadik esetben tehát ezek miatt kerülhet sor a rendszergazda csapat leváltására és egy új IT üzemeltető megbízására. Ezek ritka esetek, cikkünkben ezért nem is boncolgatjuk ezt részletesebben.
Most kanyarodjunk is vissza fő szálunkhoz, nézzük meg az első két esetet:
1.típus: IT üzemeltetés kiépítése egy induló cégben
Nézzük meg, hogy hogyan zajlik az IT üzemeltetés egy induló vállalkozás esetében:
Ebben az esetben az egyik legfontosabb dolog a kommunikáció. Már az elején tisztázni kell, hogy milyen jellegű céget szeretne alapítani valaki, és hogy milyen céljai vannak a vállalkozással – ez meghatározó!
Az IT üzemeltetést végző rendszergazdák és a cégek között az első perctől kezdve meg kell lennie a bizalomnak és az összhangnak. Az IT üzemeltetés akkor tud a legjobban, leghatékonyabban zajlani, ha a rendszergazda mindent tud, és egy személyre szabott a céloknak megfelelő munkamodellt tud kidolgozni.
Milyen egy jó IT üzemeltetés modell? Milyen feladatok tartoznak az IT üzemeltetésbe?
Egy induló cégél először is tudni szükséges, hogy mi is kell a cégalapításhoz. Ez nem kifejezetten IT feladat, sokkal inkább könyvelői és ügyvédi, de sok esetben a rendszergazdák is segítik a cégeket ebben.
A cég tényleges elindulása, a jogi és számviteli kérdések után természetesen előkerül a technikai rész is. Itt az a 0. lépés, hogy az IT üzemeltetésért felelős szakember/csapat leül és átnézi, átbeszéli a cég vezetőjével, hogy mik a célok, majd megtervezi, hogy reálisan milyen technikai háttér szükséges ehhez, és kialakítja a szükséges alapokat.
Az egyik legelső kérdés például, hogy szükséges-e iroda, és helyhez kötött, fizikai szerver vagy sem? Ha például egy értékesítő cégről van szó, akkor egyértelműen nincs szükség irodára. A munka kivitelezhető felhővel is, egy ilyen esetben nagyjából mobil üzemeltetésről beszélhetük.
Maradjunk ennél az értékesítő cégnél. Mi történik, ha idővel növekednek és mégis szükségük lesz egy irodára? Nos az IT üzemeltetés, akkor némileg változni fog, ehhez alakul, ennek az új helyzetnek az optimalizált működését biztosítja majd. Kiemelten fontos, hogy az üzemeltetés mindig ugyanabban a minőségben működjön, függetlenül a bekövetkezett változásoktól. Ehhez a példának felhozott esetben technikai szempontból kellhet: belső szerver, szerver szeparálás és a vírusvédelem kialakítása is.
Ha nő egy cég mérete, akkor változnak az igények is, például, ahogy fentebb is írtuk előbb-utóbb szükségessé válhat egy iroda fenntartása is. Az IT üzemeltetés mindig arra törekszik, hogy ugyanazok a célok más nagyságrendekben is ugyanúgy meg tudjanak valósulni.
Milyen feladatok tartoznak az IT üzemeltetésbe?
Az üzemeltetés nem csak bonyolult számítástechnikai feladatokból áll, amikről egy olyan ember, aki nem ezzel foglalkozik csak elvétve hallott bármit is. Tudtad, hogy induló cégek esetén például a beszerezni kívánt eszközök kiválasztása is egy IT üzemeltetői feladat?
Most vegyük sorba, hogy mi mindenre kell még gondolni az IT üzemeltetés alatt.
1.Laptopok, számítógépek kiválasztása
Fontos, hogy ne a munkaadó vagy munkavállaló találja ki, hogy neki milyen eszközre van szüksége, hanem a rendszergazda adjon tanácsot, hogy milyen gépet kell beszerezni egy-egy feladatkör ellátásához.
Ott azonban, hogy a szakemberek javaslatot tesznek az eszközbeszerzésre még korántsem ér véget a történet. Ezután jön a telepítés, a szoftveres-hardveres beállítások, a biztonság megteremtése és a vírusvédelem kialakítása is.
A későbbiekben pedig ott vannak az élettartam utáni teendők, másképpen kifejezve a selejtezési munkák. A selejtezés során a cégben már fel nem használható eszközöket kell leselejtezni. Ezeket el lehet ajándékozni, például iskoláknak, a cég munkavállalóinak vagy az ő egyik családtagjuknak, ismerősüknek. Ha például egy dolgozó nagymamájának szüksége van egy gépre, akkor egy selejtezésre váró eszköz jó választásnak bizonyulhat, hiszen amire ő használja majd, arra feltehetően egy jó ideig még tökéletesen megfelel.
A laptopoknál a selejtezés nehezebb ügy, mint a asztali gépek esetében. A nehézséget az akkumulátor okozza, mivel mire selejtezésre kerülnek az eszközök ez az alkatrész már igencsak megviselt állapotban van. Egy leselejtezett céges laptopból lehet tehát asztali gép, úgy, hogy állandó töltés alatt van. Ha az akkumulátort cseréljük, akkor laptopként is tovább tudnak funkcionálni, de tudni kell, hogy ez egy költséges dolog, ami nem biztos, hogy megéri.
2.Szoftveres problémák kezelése
Erről a címnél sokkal többet talán nem is szükséges mondani. A fellépő szoftveres problémákat minél gyorsabban el kell hárítani, úgy, hogy a probléma fennállása alatt minél kevesebb kár keletkezzen.
3.Edukáció a cégekben
Az IT üzemeletetés része lehet ez is. Sokszor a szakemberek nem csak a háttérből segítik a munkavállalókat, nem csak a munkájukhoz szükséges tech hátteret teremtik meg, és az ehhez kapcsolódó kérdésekben segítenek nekik, hanem a mindennapi munkavégzés során felmerülő problémákban is támogatják a cégeket.
Nem ritka, hogy a rendszergazdák a mindennapi munkavégzéshez szükséges feladatokban is segítenek a vállalkozások dolgozóinak, ha szükséges edukálják őket.
Az edukáció kiterjedhet az olyan sok munkahelyen mindennapos dolgokra is, mint a Microsoft Office vagy a Microsoft Excel használata során a tabulátorok beállítása vagy a képletek elkészítése.
4.Tárhely biztosítása (opcionálisan)
Ez nem feltétlenül tartozik bele az IT üzemeltetésbe, ám mégis sokszor előfordul, hogy az üzemeltetést végző szakember vagy csapat biztosítja a vállalkozásoknak a tárhelyet is.
Fontos kiemelni, hogy amíg a tárhely biztosítása ide tartozhat a cég weboldalának karbantartása, tartalmi frissítése és egyéb hasonló a weblaphoz kötődő feladatok sosem képezik az IT üzemeltetés részét.
5.Személyes kapcsolattartás
Ha a rendszerinformatikán belül valami meghibásodik, nem rendeltetésszerűen működik vagy valamivel kapcsolatban kérdés merül fel, akkor az IT üzemeltetésért felelős szakembert kell megkeresni.
Ez igaz akkor is, ha egy vállalkozás újításokon gondolkozik, hiszen ezekhez is meg kell teremteni a szükséges tech hátteret.
A kapcsolattartás történhet személyesen, telefonon vagy online is.
Nálunk, szemben a nagyobb cégek teljesen automatizált, problémabejelentő rendszereivel van lehetőség személyes kiszállásra is.
Ez persze nem azt jelenti, hogy minden apróság miatt a helyszínre sietünk, a kisebb telefonon is elintézhető ügyek miatt természetesen mi sem szeretünk fizikailag kimenni. A nagyobb horderejű ügyek esetében viszont fontosnak tartjuk a személyes problémamegoldást.
Hozzunk erre egy konkrét példát: Nemrég lett egy új ügyfelünk, aki egy nagy rendszergazda cégtől jött át hozzánk. Döntésének az volt az oka, hogy ugyan 8 szakembernek is volt hozzáférése a rendszerhez, szinte semmi sem valósult meg abból, amit szeretett volna, a felmerült problémák pedig nem lettek megoldva.
Ez egy ilyen esetben azért fordul elő, mert egyszerűen elveszik az információ. Ha nincs megfelelő információáramlás, akkor pedig gyakorlatilag semmi értelme az együttműködésnek, hiszen nem lesznek eredmények.
Gyakori, hogy egy nagyobb cégben nincs személyes kapcsolat, nincs személyes kiszállás. Nálunk ez fontos, nagy hangsúlyt fordítunk rá. Mindig alaposan „kikérdezzük” ügyfeleinket, hogy pontosan tisztában legyünk vele, hogy mit és hogyan szükséges megoldani.
A problémabejelentő rendszerek véleményünk szerint nem hatékonyak. Sokéves tapasztalatunk azt mutatja, nem jó mindent távolról megoldani. Egy-egy nagyobb cégnél sokszor egyébként már ott elakad a dolog, hogy az emberek ki sem töltik a problémabejelentő űrlapon lévő kérdéseket, így el sem tud indulni a folyamat.
2. típus: IT üzemeltetés átvétele egy már meglévő infrastruktúrával rendelkező cégben
Ebben a második esetben adott egy már működő, meglévő infrastruktúrával rendelkező cég, aki valamilyen oknál fogva új üzemeltető után néz. Ilyenkor értelemszerűen másként zajlik az IT üzemeltetés, mint egy induló vállalkozásnál, ahol mindent a nulláról kell kezdeni és minden az adott szakember javaslatai szerint épül ki.
Miért válthat IT üzemeltetőt egy cég, mire kell ilyenkor figyelni?
Előfordult már velünk, hogy amikor átvettünk egy céget később kiderült, hogy nem az előző rendszergazdával volt a baj. Alaposan megnéztük, hogy hogyan működnek a dolgok, és milyen célokat akar elérni a cég, majd megvizsgáltuk az ex-rendszergazda javaslatait is. Ekkor kiderült, hogy nem ő járt el rosszul, hanem a vállalkozás vezetője nem hallgatta meg, vagy nem valósította meg a szakember javaslatait, így a feladatok nem készültek el és kézenfekvő módon eredmények sem mutatkoztak.
Kiemelkedően fontos, hogy alaposan átgondoljuk, hogy leváltjuk-e az IT üzemeltetésért felelős csapatot. 0.lépésként gondolkodjunk el, hogy nem-e csak a személyes ellentét az, ami miatt erre a lépésre készülünk, készítsünk pro és kontra listát, hogy biztosan jó döntést hozzunk.
Fontos, hogy a rendszergazda-ügyfél kapcsolat jó legyen. Ha nincs meg a személyes bizalom egy vállalkozás és az üzemeltetést végző szakember között, akkor már az elejétől fogva halálra van ítélve a dolog. Persze itt nem arról van szó, hogy mindenképp barátkozni kell. Ez a kölcsönös megbecsülésről és a szükséges információk megosztásáról, a kommunikációról szól.
Hogyan zajlik a cégátvétel technikai része?
Tehát a váltás a cégek részéről leginkább átgondolást igényel. Nézzük meg, hogy mit jelent ez számunkra, miket kell átgondolni, és milyen technikai lépésekre van szükség.
1.Tisztában kell lenni a célokkal
Minden együttműködés itt kell, hogy induljon. A cég vezetése és az IT szakemberek leülnek és együtt végignézik, átbeszélik a vállalkozás céljait.
2.Annak az elemzése, hogy mi áll jelenleg rendelkezésre a célok eléréséhez
Ha az IT üzemeltetésért felelős csapat már tudja, hogy mik a célok meg kell vizsgálniuk, hogy mi adott jelenleg ahhoz, hogy ezek meg is tudjanak valósulni.
Nálunk az a bevett gyakorlat, hogy először megismerkedünk a rendszerrel. Megnézzük hogy mi az oka annak, hogy korábban azok a megoldások lettek kialakítva, amik, átgondoljuk, hogy mi alapján, miért dönthetett ezek mellett az előző rendszergazda. Nem akarunk olyanok lenni, mint egy elefánt a porcelánboltban, csak alapos tanulmányozás után, indokolt esetben teszünk javaslatot módosításokra.
3. Javaslattétel az esetleges módosításokra
Ha megtörtént az elemzés, akkor a rendszergazda javaslatot tesz a cégvezető részére, hogy mit szükséges módosítani ahhoz, hogy közelebb kerüljön a cég elérni kívánt céljai megvalósításához.
4.Átalakítás a javaslatnak megfelelően
A rendszergazdák végrehajtják az egyeztetett módosításokat.
Az egész folyamat pár szóban összegezve: A célok eléréshez kicsit vagy jobban, de át kell alakítani a rendszert. Ezt az új rendszert pedig a lehető legnagyobb odafigyeléssel kell üzemeltetni.
Ha IT üzemeletetőt keresel induló vállalkozásod számára, vagy IT üzemeltetőt váltanál, mert nem vagy elégedett a mostani megoldásokkal cégedben, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot. Mi veled közösen átnézzük a célokat, az esetleges jövőbeni megoldásokat, ránézünk, hogy hol lehetnek problémák, és javaslatot teszünk a céljaidnak leginkább megfelelő megoldás megvalósítására.
