A privát Gmail-nek számos jó tulajdonsága van, nem véletlenül ez a legnépszerűbb levelezőrendszer. Magán jellegű célokra nem is tudunk ennél jobb alternatívát mondani. A probléma nem is ezzel van, hanem ott kezdődik, hogy a privát Gmail fiókokat sokan nem csak magán, hanem üzleti célokra is használják.
Mai cikkünkben azt mutatjuk be, hogy miért problémás a privát Gmail üzleti célokra való használata. Kitérünk arra is, hogy mi jelent megoldást erre a problémára.
Tartalom
Mi jellemez egy privát Gmail fiókot?
A privát Gmail sok jó tulajdonságról most sajnos egyetlen szót sem fogunk ejteni. Ehelyett azt mutatjuk be, hogy miért nem alkalmas ez üzleti jellegű levelezések lebonyolítására.
Kezdjünk is bele.
A privát Gmail attól privát, hogy valakihez tartozik, azaz egy személyt képvisel. Ez a magán jellegű levelezések során egyértelműen előny, a céges világban viszont nagy hátránynak számít.
A privát Gmail pontosan arra alkalmas, sőt abban kiváló, amiről a nevét kapta, privát levelezőrendszernek tökéletes. Üzleti levelezőként viszont nem állja meg a helyét. Az erre a célra való használata számos hozzáférési és adatvédelmi kérdést vet fel, emellett egyáltalán nem is praktikus.
Nézzük meg jobban, pontokba szedve ezeket a problémákat.
Miért nem jó, ha privát Gmail-t használunk üzleti célokra?
Ahogyan ezt cikkünk eleje óta ismételgetjük egyáltalán nem jó privát Gmail fiókot használni üzleti célokra.
Most nézzünk néhány konkrét okot, hogy miért is mondjuk ezt:
1.A kétlépcsős azonosítás körüli gondok
A Google kétlépcsős azonosítás funkciója igen hasznos, viszont ez is, mint minden ha nem rendeltetésszerűen használjuk számos hátulütővel járhat.
Vegyünk egy privát Gmail fiókot, amiben be van kapcsolva a kétlépcsős azonosítás, ami ugye szintén egy személyhez, a fiók tulajdonosához kötődik. Ez kapásból felveti azt a kérdést, hogy ha ezzel a személlyel történik valami, akkor hogyan juthat hozzá egy vállalkozás a szükséges azonosító kódhoz.
Még rosszabb a helyzet, ha a kétlépcsős azonosító kód egy ujjlenyomatos telefonra érkezik. Ebben az esetben, ha a telefon tulajdonosával történik valami, akkor szinte semmit nem lehet tenni.
Sajnos már személyesen is láttuk ilyen helyzeteket, amik végül nagyon rosszul sültek el.
2.Az instabilitás
Egy privát Gmail fiók céges szemszögből nézve nem stabil, nem időtálló és nem fenntartható.
Vegyünk ismét egy példát. Van egy fiók, amit egy munkavállaló hoz létre. Privát Gmailről van szó, azaz a fiók ehhez a személyhez kötődik, de ő ezt üzleti célokra használja. Ha ez a munkavállaló elmegy a cégtől, akkor nagy eséllyel viszi magával a fiókot, is, ami számos üzletileg fontos információt, adatot, iratot tartalmaz.
A cégek számára ez a későbbiekben nagy veszteségeket jelenthet anyagilag, sőt ami talán nagyobb gondot jelent az adatok szintjén is.
3.Az adatvédelmi aggályok, amiket felvet
A privát Gmail üzleti célú használata több adatvédelmi aggodalomra is okot ad.
Nagy esély van például arra, hogy mivel a hozzájuk kötődő fiókokat az ex munkavállalók a legtöbbször megtartják a céges adatokat akarva-akaratlanul, de ellopják.
Sőt, ha rossz volt a viszony, és szintén rossz volt az elválás is, akkor ez lehet szándékos is és nagyon kellemetlen dolgok is adódhatnak belőle.
Az adatok visszaszerzésére reálisan nagyon kicsi az esély, és még ha sikerül, akkor is hatalmas tortúra származik belőle.
Milyen levelezőrendszert használjunk üzleti célokra?
Kedvenc böngészőnk nem csak egy figyelemre méltó privát levelezőrendszert kínál. A Gmail-nek van egy megbízható és színvonalas üzleti verziója is.
A Google céges levelezőrendszeréről a Workspace-ről van szó. Mi ezt ajánljuk üzleti levelezésre.
Mi pontosan a Google Workspace, korábbi nevén G-Suite? Mit tud?
- Ez a világ legismertebb és legnépszerűbb levelezőjének a Gmailnek az üzleti verziója,
- A beépített naptár segítségével könnyedén lehet eseményeket, találkozókat szervezni,
- A beépített Meet funkcióval egyszerűen le lehet bonyolítani videókonferenciákat,
- Számos irodai alkalmazás áll a rendelkezésünkre, ilyenek Google Táblázatok, Oldalak, Űrlapok és Diák,
- A Google felhő alapú tárhelyén, a Drive-on biztonságban vannak fájljaink. Emellett könnyedén rendszerezhetőek, és szintén egyszerűek a megosztási beállítások is.
- Domain végződésű e-mail címeivel megbízhatóvá teszi a cégeket,
- E-mail aliasokat kínál,
- És sok egyéb jó tulajdonsággal is rendelkezik
Ha még több információt szeretnél megtudni, akkor kattints a linkre, és ismerkedj meg jobban a Google Workspace-el.
De mégis miért jobb ez, mintha privát Gmail-t használnánk?
Nézzük meg, hogy milyen előnyökkel jár a céges verzió használata:
1.Hitelesebbé teszi a cégeket
Az üzleti Gmail-ben lehetőség van saját domain megadására.
Ez azt jelenti, hogy a privát Gmail kínálta név.vezetéknév.cégnév@gmail.com helyett a vállalkozások név.vezetéknév@cégnév.hu végződésű e-mail címeket tudnak használni.
Ennek számos előnye van, de elsősorban a hitelességet növeli. Domain végződésű e-mail címmel egy cég nem tűnik amatőrnek, vagy ami még rosszabb, csalónak, adathalásznak. A 21. század bizony megköveteli, hogy a brand már a dolgozók e-mail címében is egyértelműen megjelenjen, és azonsítsa a cégeket.
2.Könnyű vele a kommunikáció
Az üzleti életben nagyon fontos a kommunikáció. A Gmail üzleti verziójában számos eszköz segíti ezt.
- Ilyen maga a Gmail, mivel biztonságos, saját domainnel rendelkezik, és nincsenek benne reklámok és spamek sem.
- A Naptár alkalmazás segítségével jól be lehet osztani az időt, és könnyedén lehet vezetni a céges találkozókat.
- A Csevegés funkció segítségével könnyű a kommunikáció a munkatársakkal.
- A Meet-ben létre lehet hozni videókonferenciákat, így az online meetingek szervezése is pofonegyszerű.
Mindegyik felsorolt alkalmazásnak van mobilverziója is, így bárhol is vannak a munkatársak mindig meg lehet oldani a kommunikációt.
3.Létre lehet hozni e-mail aliasokat
Az e-mail alias alternatív e-mail címet jelent. Ebből minden felhasználónak lehet több is. Az aliasok lényege, hogy a különböző e-mail címekre küldött leveleket össze tudják gyűjteni egy fiókban.
Miért jó ez?
Tegyük fel, hogy egy állásra való jelentkezést el lehet küldeni az info@xyceg.hu, az allas@xyceg.hu és hr.munkatarsneve@xyceg.hu címekre is. Ennek a célja, hogy a HR-es munkatárs a saját nevéhez kötődő fiókjában össze tudja gyűjteni az összes állásérdeklődést.
Ugyanez lehet például a sales@xyceg.hu, és a sales.munkatarsneve@xyceg.hu e-mail aliasok célja is. A sales munkatársnak nem kell feltétlenül megadnia a „rendes elérhetőségét”, de az általános, névvel nem ellátott sales@xyceg.hu e-mail címre küldött dolgok is egy helyre, a saját nevéhez kötődő fiókba érkeznek meg.
4.Nem kell az adatvédelem miatt aggódni
Az adatvédelemre minden cégnek nagy hangsúlyt kel fordítania, de vannak olyan iparágak, ahol ez különösen nagy jelentőséggel bír. Ilyenek például a pénzügyben vagy az egészségügyben tevékenykedő cégek.
Figyelni kell az EU és a kormány által meghatározott szabályokra, és a mindenkit érintő GDPR rendeletnek is meg kell felelni.
Ha egy cég Workspace-t használ nem kell az adatvédelem miatt aggódnia. Lehet például regionálisan korlátozni az adatforgalmat, hogy még véletlenül se kerüljön semmi az EU-n kívülre, és ne ütközzön az Unión kívüli szabályokkal. Emellett az üzleti Gmail biztonsági rendszere is nagyon jó, az adatvesztés megelőzésére is kellően fel van készülve.
5. Nem kell a spamek miatt aggódni
A Worspace spamszűrője nagyon hatékony. Segítségével a nem releváns e-mailek nem zavarnak be. Ezzel sok időt meg lehet takarítani, hatékonyabbá teheti a munkát.
6. A Drive okos, biztonságos, kényelmes megoldást nyújt a fontos adatok tárolására
A Drive-on egy cég minden dolgozója tárolhat és megoszthat fájlokat és mappákat. Ezeket pedig asztali gépekről, laptopokról és mobileszközökről egyaránt el lehet érni.
Ez nagyon meg tudja növeli a munkavégzés hatékonyságát.
Ha céged eddig privát Gmail-t használt üzleti célokra, de most rájöttél, hogy váltani kellene, vagy induló vállalkozásod számára keresed a megfelelő levelezőrendszert, és úgy érzed, hogy most ráleltél, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot, és segítünk a Gmail üzleti levelezés bevezetésében.
