Távozó kolléga munkájának, leveleinek átadása: útmutató

Mire kell figyelni céges oldalról egy távozó kolléga kapcsán? Hogyan adjuk át a futó ügyeket, a munkatárs leveleit? Mai cikkünkben ezt fejtjük ki részletesen!

Milyen kérdéseket, feladatokat vet fel egy távozó kolléga?

Amikor egy munkavállaló elhagy egy céget, akkor a munkakörét, a korábban végzett feladatait el kell osztani, át kell adni egy másik, már eleve itt dolgozó vagy egy újonnan belépő munkatársnak.

Erre több lehetőség, módszer is van. Fontos, hogy a megfelelőt válasszuk!

Emellett arról is gondoskodni kell, hogy a céget elhagyó munkatárs ezentúl ne férjen hozzá a céges adatokhoz.

Ez utóbbi kapcsán fontos kiemelni, hogy a rendszergazdáknak időben jelezni kell, ha valaki elhagyja a céget, mert ezeket a hozzáféréseket meg kell vonja. Ha ez nem történik meg, az adott esetben, egy rossz elválás esetén például akár jelentős károkat is okozhat egy vállalkozásnak. Az a tapasztalatunk, hogy sok cég sajnos nemhogy időben, de van, hogy egyáltalán nem is jelzi a rendszergazda felé, hogy valaki elhagyja a céget, és később ez sokszor problémát jelent.

Miért kiemelten fontos a kilépő munkavállaló levelezését megfelelően kezelni?

Alapvetően a következők miatt:

• Minden olyan e-mail fiók fenntartása, ami aktív (erre a későbbiekben kitérünk, hogy mit takar pontosan), pénzbe kerül. Ha tehát nem vagy nem megfelelően foglalkozunk vele az feleslegesen elköltött pénzt, azaz anyagi hátrányt jelenthet.
• Az e-mailezésekben a céget illetően fontos ügyek, feladatok és sok esetben akár bizonyító értékű adatok vannak, amelyekre a későbbiekben szükség lehet. Ezeknek a hiánya, az, ha nem tudjuk elérni őket adott esetben szintén nagy anyagi károkat is okozhat. Fontos tehát, hogy a távozó kolléga levelezését kezeljük és, ha abban fontos adatok lehetnek, akkor a jövőben is hozzáférjünk.
• A munkamenetek, a folyamatban lévő céges ügyek szempontjából fontos, hogy a kilépett munkatárs címére érkező leveleket valaki más a cégben megkapja, a távozása ne okozzon zavart a cégben.

Milyen lehetőségek vannak a távozó kolléga levelezésének és az ebben futó munkáknak az átadására?

Előre kell bocsátani, hogy a használt rendszer nagyban befolyásolja a lehetőségeket. Ez a leírás első sorban Google Workspace fiókot feltételez, de sok hasonlóság van a Microsoft 365 fiókok esetén is.

Nem névre szóló fiókok esetén

Először is meg kell nézni, hogy névre szóló vagy nem névre szóló fiókról van-e szó. Nem névre szóló fiókok esetén -ilyenek például a sales@, a beszerzes@ stb. címek nincs gond. Ha egy ilyen fiókot kezelő munkatárs távozik egy cégtől megoldás lehet szimplán az is, ha a levelezésben az aláírást változtatjuk az új, a fiókot ezentúl kezelő munkatárs nevére.

Névre szóló fiókok esetén

Más a helyzet a névre szóló fiókok esetében. Itt mindig egyedileg kell döntést hozni arról, hogy mit tegyünk az adott levelezőfiókkal.

Arra, hogy hogyan adjuk át a távozó kolléga leveleit, munkáit, több megoldás is kínálkozik:

1. A távozó kolléga fiókja törlésre kerül

Ezt a megoldást akkor lehet választani, ha nem érdekes a levelezés.

Ebben az esetben, de csak akkor, ha ténylegesen megbizonyosodtunk róla, hogy nem lesz szükség többé erre a levelezésre, akkor költségmentesen megszabadulhatunk tőle, szimplán törölhetjük.

2. A távozó kolléga fiókja megmarad és átnevezik

A távozó kolléga fiókja megmarad, de egy másik név alatt él tovább. Ilyenkor az eredeti e-mail cím aliassá alakul, vagyis a régi címre küldött leveleket az új e-mail címről fogjuk megválaszolni.

Ez a megoldás biztosítja a legnagyobb folytonosságot, ugyanakkor nagyon ritkán alkalmazzuk. Ennek az oka, hogy akkor érdemes csak ezt választani, ha nagyon gyorsan szükséges egy e-mail fiók felett önteni. Például, ha egy munkavállaló azonnali hatállyal távozik, mondjuk csütörtök délután 5-kor, és másnap reggel 8 órakor már egy új kolléga veszi át a szerepét, a pozícióját, így a leveleit is.

3. A távozó kolléga fiókja megmarad és egy másik kolléga kapja meg, ő kezeli a fiókot

A levelezést egy másik fiókkal már rendelkező kolléga veszi át, és ő kezeli. Ez általában egy kezdeti megoldás, rögtön a távozás után, ami csak egy rövid ideig tart. Ebben az esetben delegálással átadódik a fiók felügyeleti joga. Ez az jelenti, hogy át lehet lépni a fiókba és keresni is lehet benne.

Ezt követően két megoldás is kínálkozik, hogy mit tegyünk:

A. megoldás: Törlésre kerül a céget már elhagyott kolléga fiókja, de a levelezés tartalmát átimportáljuk a feladatkört átvevő munkatárshoz.

Ilyenkor általában egy almappába rendezve kerül át a korábbi munkatárs minden levele az utód fiókjába.

B. megoldás: A céget elhagyó kolléga fiókját összefésüljük az új, a feladatkört átvevő munkatárséval.

A távozó fiók összes levelét és a címkéket (mappákat) is migráljuk az utód fiókjába, ezek beépülnek a meglévő levelek és címkék közé.

Az utód fiók innentől kezdve a sajátjaként tudja kezelni az előd leveleit, a korábbi munkavállaló teljes levelezéseben tud keresni. Miután megtörtént a migrálás, az összefésülés a régi fiók törlésre kerül. A folyamat végén aliasként felvesszük a fiókot az új munkatárshoz. Ennek a felhasználóbarátság az oka, így megmarad a folytonosság, például, ha valaki még a régi kolléga címét ismeri, és neki ír, akkor az új, az ő feladatkörét átvevő ember tud válaszolni erre.

4. A távozó kolléga fiókja archív fiókká változik

Egy zárolt tárhelyre kerül a teljes levelezés. Így új levél nem kerül bele, nem lehet nagyon nézegetni sem, de elő lehet hívni ha szükség van rá. Ez a megoldás jellemző például a szülési szabadságnál, ami 2, 4, de akár 6 év is lehet bizonyos esetekben, így előreláthatóan jó ideig nem lesz szükség a fiókra, de jól jön, ha később könnyedén előhívható.

Ezt a funkciót Google- és Microsoft-előfizetések esetén is el lehet elérni egy a feladatnak megfelelő csomaggal.

Összegezve: hogyan járjunk el körültekintően céges oldalról, ha távozik egy munkavállaló a cégtől?

Célszerű alaposan átgondolni, hogy a távozó kolléga munkaköre és levelezése milyen megoldást kíván és ennek megfelelően kell eljárni.

Például egy operátornál, ha csak belső levelezése van, valószínűleg nem szükséges megtartani a fiókot, mert nincs benne fontos információ. Ezzel ellentétben számos olyan munkakör van, ahol a levelezés teljes törlése jelentős hiba, mert később kiderül, hogy nagy szükség lenne rá. Például egy garanciális probléma esetén a leveleknek bizonyító értéke lehet, így a hiányuk nagy gondokat is okozhat. Jellemzően az építőiparban fordul elő több ilyen ügy, hiszen itt hosszú távon kell gondolkodni.

Ha egy távozó munkavállaló feladatai, levelezése kapcsán rossz döntést hoz, nem megfelelő megoldást választ egy cég, akkor van, hogy később már mi rendszergazdák is nagyon nehezen és csak félmegoldásokat tudunk felajánlani, és az is előfordul, hogy már erre sincs lehetőség, nem tudjuk helyrehozni a hibát. Fontos tehát, hogy időben jelezzék felénk ügyfeleink, ha távozik egy munkatárs, majd együtt gondoljuk át, hogy az ő levelezése milyen megoldást kíván.