A home office egyre-egyre elterjedtebbé vált az elmúlt évtizedben. Nagy virágzása hazánkban viszont csak 2020 márciusában, a pandémia felbukkanásával kezdődött meg. Akkor azok számára a cégek számára is kiderült, hogy ez nem valami ördögtől való találmány, akik korábban nem tették lehetővé az otthoni munkavégzést. A home office pedig annak ellenére, hogy a járvány némileg lecsitult szerencsére velünk maradt.
A home office nagyon jól is hangzik. Valljuk be magunknak őszintén, hogy ha nem is a hét minden napján, de egyszer-kétszer biztosan mindenki szívesebben dolgozik saját otthona kényelméből. De mi áll ennek az egésznek a hátterében számítástechnikai szempontból nézve? Mit szükséges megteremteni technikailag ahhoz, hogy az irodán kívülről is hatékonyan tudjon zajlani a munkavégzés?
Mai cikkünkben a stabil home office munkavégzés technikai részét mutatjuk be, és kitérünk arra is, hogy milyen kérdések merülhetnek fel, milyen problémák elhárítására lehet szükség, milyen kérdésekkel szembesülhet ilyenkor egy cég.
Tartalom
Milyen home office típusok vannak? Mik lehetnek a buktatóik?
A home office jelentése egyaránt lehet az, hogy valaki minden nap otthonról dolgozik, és az is, hogy részben bent a cégben, részben a munkavállaló lakhelyéről zajlik a munkavégzés. Mindenkét típusnak megvannak a maga technikailag, biztonságilag és anyagilag kérdéses pontjai, amik egy cég számára bizony fejtörést okozhatnak. Nézzük meg, hogy mik ezek:
Teljeskörű home office munkavégzés
Lássuk, hogy ennél az első verziónál, amikor egy munkavállaló állandóan otthonról dolgozik, egy napot sem jár be a cég irodájába milyen kihívásokkal kell szembenézni.
Technikai szempontból nézve a home office alapkövetelménye kellene, hogy legyen, hogy minden munkavállaló rendelkezésére álljon egy nagy teljesítményű gép, amivel adottak a feltételek a gyors és zökkenőmentes munkavégzéshez.
A home office-ból dolgozóknak munkaadóik részéről szükséges lenne biztosítani egy ilyen gépet, amit hazavihetnek. Tapasztalat azonban, hogy sok vállalkozás spórolni próbál ezen, és vagy rosszabb, kisebb teljesítményű gépeket adnak a dolgozóknak, vagy, ami még rosszabb semmit sem adnak, így a munkavállalók saját gépeiket kénytelenek használni.
Mindkét esetben több problémát jelentő kérdés is felmerülhet:
- Milyen teljesítményű a munkavállalók saját gépe? Elegendő-e ez a teljesítmény a munkavégzéshez?
- Ki használja még a munkavállaló otthoni gépét rajta kívül? Mennyire van az rendben biztonsági szempontból, ha nem csak ő használja?
- Hogyan oldható meg a távelérés?
- Hogyan lehet egy otthoni, saját gépről minden leválasztani, ha egy adott munkavállaló elhagyja a céget?
Félig irodai, félig home office munkavégzés
Ez a második eset, amikor egy cég alkalmazottai részben otthonról, részben az irodából dolgoznak. Ez általánosságban a heti 2 nap otthon, heti 3 nap bent felosztást vagy ennek a fordítottját jelenti.
Értelemszerűen, amikor valaki bentről dolgozik minden feltétel adott. Az otthoni munkavégzős napok technikai hátterét viszont meg kell teremteni.
Ilyenkor két lehetőség van:
1.A munkavállalók folyton utaztatják a gépeiket, azaz ha home office-ban vannak hazaviszik, ha pedig bentről dolgoznak, akkor visszahozzák azokat az irodába.
2.Két gépről dolgoznak, bent a cégesről, otthon pedig, szerencsés esetben egy másik céges gépről vagy laptopról vagy, és sajnos ez a jellemzőbb a sajátjukról.
Ez utóbbinak legtöbbször anyagi oka van, hiszen olcsóbb, ha egy munkavállalónak csak egy céges gépet biztosítanak.
Ezek a verziók is több kérdést is felvethetnek, főként biztonsági szempontból:
- Hogyan lehet és szabad egy otthoni gépet integrálni a céges hálózatba?
- Milyen szintű/típusú hozzáférést kell/lehet adni a saját gépről dolgozó munkavállalóknak?
- Mekkora és mennyire fontos adatmennyiséget lehet kiadni egy munkavállalónak?
Mik egy rendszergazda tanácsai a home office munkavégzéshez? Mi rossz történhet, ha nem követjük ezeket?
1.Ne adjunk hozzáférést az otthoni gépeknek, csak ahhoz, ami a legszükségesebb a home office munkavégzéshez
2.Ne bocsájtsuk elérést óriási adatmennyiségekhez a munkavállalóinknak.
Miért mondjuk mindezt és mennyire szokták megfogadni tanácsainkat ügyfeleink?
Egyszerűen azért kérjük ezeket, mert rendszerbiztonsági szempontból szükségesek.
Sokan bele sem gondolnak abba, hogy milyen károkat okozhat egy bosszús munkavállaló, aki valamilyen okból elhagyja a céget , vagy abba, hogy egy otthoni gép, amihez mondjuk egy munkavállaló gyermekei is hozzáférnek és véletlenül elnyomkodnak valamit mennyire súlyos problémákat okozhat.
Amikor egy munkavállaló távozik egy cégtől, akkor protokoll szerint többé semmilyen a céghez kötődő adathoz, anyaghoz nem lehet hozzáférése. A gyakorlatban azonban sok esetben a vállalkozás adatai ezután is a rendelkezésére állnak. Ez a kellemetlen helyzet persze kikerülhető lenne, de sokszor előfordul, hogy a cégek nem jelzik a rendszergazdák felé, hogy az adott személy már nem dolgozik a cégnél, és a számára és a gépe rendelkezésére bocsájtott adatokat és hozzáféréseket meg kell szüntetni.
Ideális esetben a munkavállalóknak egy a családjuktól teljesen elszeparált gépet kellene használniuk. Ez viszont a legtöbb esetben nem így van és ez a másik nagy biztonsági buktatója a home office munkavégzésnek. Egy munkaeszközként funkcionáló számítógépet nem szabadna, hogy illetéktelenek is használjanak. És itt az olyan egyszerű, ártatlannak tűnő esetekre is gondolunk, minthogy egy gyermek leül a gép elé és elnyomkod valamit, ami az ő számára csak játék, de egy vállalkozásnak nagy gondot okozhat ezzel.
Mire kell figyelni a home office során a munkaadó részéről?
Cikkünknek ebben a részében biztonsági, etikai és a céges infrastruktúrához kötődő kérdéseket fogunk részletezni.
Hozzáférések kezelése
Ahogyan már korábban is említettük erősen megkérdőjelezhető, hogy egy dolgozó, saját otthoni gépének mihez adhatunk jó szívvel hozzáférést.
Mi azt javasoljuk, hogy ha munkaadóként azt nem is tudjuk megoldani, hogy munkavállalóink céges gépekről dolgozzanak otthon, akkor legalább arra törekedjünk, hogy saját gépeiknek csak olyan esetben és ahhoz adjunk hozzáférést, amihez feltétlenül szükséges.
Laptop vagy nagy teljesítményű gép?
Felmerülhet a kérdés, hogy céges laptopot vagy gépet biztosítsunk munkavállalóinak a home office munkavégzés során.
Mindkettőnek megvannak az előnyei és a hátrányai is.
Egy laptop sokkal mobilisabb, könnyen hordozható, így ebből a szempontból nézve ideális a home office munkavégzésre. Ugyanakkor egy gép sokszor nagyobb teljesítményű, ami pedig sok foglalkozáshoz szükséges lehet. Az is igaz, hogy egy gép pont emiatt drágább is, mint egy laptop.
Ha nagy teljesítményű gépet biztosítunk munkavállalóinknak szembesülhetnek azzal a problémával, hogy ezeknek bizony helyigénye is van, így nem biztos, hogy minden otthonban meg tudják oldani az elhelyezést.
Ezeket érdemes minden esetben alaposan átgondolni. Ez elősegíti azt, hogy megtaláljuk cégünk, illetve munkavállalóink számára a legelőnyösebb megoldást.
Jó internet sávszélesség
Ez a home office egyik alapfeltétele, ez nem kérdéses. Ami viszont igen, hogy kire hárul ennek a fizetése?
A munkavállalók másra is használják az internetet, nem csak munkavégzésre, így indokoltan merül fel a kérdés a munkaadók részéről, hogy miért kellene nekik fizetniük ezért a tételért.
Mindezek mellett az is igaz, hogy a munkavállalók egész nap a gép előtt ülnek, és folyamatosan használják az internetkapcsolatot. Valószínűsíthető, hogy ennyit nem használnák, ha nem lennének home office-ban.
Ez tehát egy összetett kérdéskör, amire nincs egységes, bevett gyakorlat, mindenhol személyes megegyezésen alapul a szokásrend a munkaadó és munkavállalói között.
VPN kapcsolat
VPN kapcsolatra azoknak a cégeknek van szüksége a stabil, biztonságos home office megteremtéséhez, akiknek van központi belső szerverük. Ahogyan azt a linkre kattintva elérhető, a VPN-ről szóló cikkünkben is írtuk, azoknak a cégeknek viszont, akik nem rendelkeznek ilyennel, mert valamilyen felhőszolgáltatást használnak, például Google Drive-on dolgoznak nincs szüksége VPN-re.
A VPN-t illetően a cégeknek előre kell gondolkodniuk, meg kell teremteniük az infrastruktúrát egy ilyen hálózat használatához, és ezáltal a home office intézményének bevezetéséhez is.
Ha nem tudod pontosan, hogy céged számára mi lenne a legjobb megoldás, hogy hogyan lehet nálatok a legkönnyebben és a legbiztonságosabban megoldani a home office munkavégzést vedd fel velünk a kapcsolatot. Rendszergazdaként tudunk segíteni a céged számára legoptimálisabb technikai háttér kialakításában és egyéb a céges infrastruktúrához kötődő döntésekben is tudunk tanácsot adni neked.
