Miből áll össze a könyvelési informatika? Miben tér el más területektől informatikai szempontból nézve? Milyen feladatokat vet fel egy ilyen együttműködés a rendszergazdák számára? Miért kell nagy hangsúlyt fektetni erre, miért kiemelten fontos, hogy egy könyvelő cég informatikai szempontból nézve biztonságosan működjön? Mai cikkünkben ezt a témakört járjuk körbe.
Tartalom
Miért fontos a könyvelési informatika?
Csakúgy, mint más területeken, a könyvelőszakmában is nagy jelentősége van a stabil informatikai háttérnek. Sőt! Az ügyfelek kényes pénzügyi adatai miatt talán még nagyobb hangsúlyt kell erre fektetni, mint máshol.
A könyvelők ügyfeleik pénzügyi adataival dolgoznak, ezért a biztonságos informatikai körülmények megteremtése kiemelt szerepet kell, hogy kapjon egy ilyen projektben. A megfelelő IT háttér és a sikeres könyvelési folyamat ugyanis kéz a kézben járnak egymással.
Miből áll a könyvelési informatika?
A könyvelőcégekre is érvényes az az ökölszabály, hogy ha egy főnél többen vannak a vállalkozásban, akkor meg kell teremteni a közös munka alapjait, ez tehát a kiindulópont.
Emellett az alapszabály mellett ebben a szakmában kiemelten fontos az is, hogy:
- Elkerüljük a könyvelési, ügyviteli programok buktatóit,
- Az ügyfelek adatairól megfelelő mentések készüljenek,
- Egy komplex jogosultsági rendszerben tudjanak dolgozni a munkavállalók,
- Jó legyen a vírusvédelem,
- A legújabb számítástechnikai lehetőségek folyamatosan monitorozva legyenek,
- Megfelelő eszközökkel dolgozzunk,
- Stabil legyen az informatikai háttér, hogy a munkavégzés flottul, megbízhatóan tudjon működni
Milyen feladatokat jelent mindezeknek a megvalósítása egy rendszergazda számára?
Egy könyvelőcégben rengeteg informatikai feladatot kell elvégezni ahhoz, hogy az megbízhatóan tudjon működni.
Vegyük sorra ezek közül a legfontosabbakat:
1.Szükséges céges eszközök meghatározása, üzemeltetése, karbantartása
A rendszergazda szolgáltatás része, hogy mi, mint IT szakemberek javaslatot teszünk arra, hogy milyen céges eszközökre van szüksége ügyfeleiknek.
Ennek során egyfelől azt vizsgáljuk, hogy a szükséges céges feladatok elvégzéséhez milyen paraméterekkel rendelkező eszközök szükségesek, másfelől azt, hogy mekkora költségkeret áll rendelkezésre erre a célra.
A könyvelőcégek esetében a számítógépeknek nem kell csúcsminőségűnek, nagyon erősnek lenniük. Az azonban fontos, hogy jól, stabilan, megbízhatóan működjenek.
2.Ügyviteli rendszerek üzemeltetése, karbantartása
A könyvelői munkához elengedhetetlen ügyviteli rendszerek, vállalatirányítási programok üzemeltetését is mi rendszergazdák végezzük.
Ezek során felmerülhetnek rendszerfejlesztési, hozzáférhetőségi, eseti hibaelhárítási, rendszerfrissítési, mentési és archiválási feladatok is.
A legtöbb könyvelőprogram például egy géphez kötődik, ezért szükség van rá, hogy meg lehessen osztani, hogy több gépről is futhasson.
3.A megfelelő levelezőrendszer kiválasztása
Az, hogy egy cég megfelelő levelezőt használjon nagyon fontos. Abban az esetben, ha ez nem így van, előfordulhat, hogy eltűnnek létfontosságú levelek, számlák, fontos adatok. Ez minden cég számára kellemetlen, de egy könyvelőnél még nagyobb súllyal esik a latba.
4. A megfelelő adatmentésről és vírusvédelemről való gondoskodás
Adatmentés
Az adatmentés fontossága szinte minden írásunkban előkerül, nem is véletlenül! Úgy véljük, hogy nem lehet elégszer kihangsúlyozni, hogy mekkora problémák adódhatnak egy cégben, ahol erre nincs megfelelő megoldás kialakítva.
Az adatmentés a könyvelők számára hatványozottan fontos, hiszen ügyfeleik pénzügyi adatait kezelik, amikre kiemelten vigyázni kell!
Azt is tudni kell, hogy a cégek évközi adatai a legtöbb esetben csak a könyvelőknél vannak meg, az ügyfeleknek ezekről általában egyáltalán nincs anyaguk, így ha az adatmentés nem megfelelő, vagy nincs is, akkor ez tőlük sem szerezhető meg újra, azaz végleg elveszett. Mondani sem szükséges, hogy ez mekkora problémát jelent.
Vírusvédelem
A vírusvédelem mindenki számára fontos. Ez logikus, hiszen ki szeretné elveszíteni értékes adatait?
Elmondható azonban, hogy a könyveléssel foglalkozó cégek esetében ez talán még fontosabb, mint mások számára. A könyvelők egy zsarolóvírus támadás során például nem csak saját, hanem ügyfeleik kényes adatait is elveszíthetik.
A megfelelő adatmentés és a megfelelő vírusvédelem együtt egy olyan biztonsági hálót alkotnak, aminek a megléte elengedhetetlen a könyvelők számára.
5.A megfelelő internetkapcsolat kialakítása
Mint, ahogy minden olyan szakmában, ami informatikai alapokra épül, úgy itt is alapkövetelmény a jó internetkapcsolat. Enélkül nem lehet megfelelően elvégezni a szükséges feladatokat.
6.Informatikai tanácsadás, edukáció
A különféle szoftverek, a számlázók vagy az egyéb az ügyvitelhez kötődő programok kezelése sokszor bizony nem egyszerű.
A rendszergazdák így nem csak ezeknek az integrációjáról vagy a frissítéséről gondoskodnak, hanem ügyfeleiket is képzik, segítenek nekik, hogy zökkenőmentesen tudják használni ezeket a munkájukhoz szükséges programokat.
Mi a könyvelési informatika lényege? Hogyan alakul egy könyvelő-rendszergazda együttműködés?
Egy ilyen együttműködés során is, csakúgy, mint minden más ügyfélnél az a legfontosabb, hogy ki tudjuk alakítani a megfelelő informatikai megoldásokat, így biztos alapokra helyezzük a munkavégzést.
Mi rendszergazdák mindig úgy építjük fel a rendszereket, hogy azok egyezzenek a könyvelőcégek igényeivel, kiszolgálják a munkafolyamatokat. Azt például, hogy milyen könyvelőprogramot és milyen további szoftvereket kíván futtatni egy könyveléssel foglalkozó cég nagyon körültekintően át kell gondolni, és csak ennek a tisztázása után lehet elkezdeni kialakítani az ehhez szükséges dolgokat.
A könyvelőcégeknek nagyon fontos, hogy legyen rendszergazdájuk, és így a megfelelő informatikai háttér biztosított legyen. Ez minden cégben kardinális kérdés, de a könyvelőkre kiemelten vonatkozik. Főleg az ügyfelek adatai miatt ennyire hangsúlyos, hiszen ezek pénzügyi adatok, ezért biztonsági szempontból nézve nagyon sarkalatosnak számítanak.
Az ügyfelek pénzügyi adatainak védelmére nagy hangsúlyt kell fektetni! Ehhez pedig elengedhetetlenül szükséges egy rendszergazda, aki ezt biztosítani tudja.
Elmondhatjuk, hogy cégünk 2010-es alapítása óta számos könyvelőcéggel tudott sikeres együttműködést kialakítani, így nagy tapasztalatra tett szert a könyvelési informatikai megoldások terén.
Így bátran mondhatjuk, hogy ha te könyvelő vagy, vagy egy könyvelőirodában dolgozol és éppen rendszergazdát keresel cégednek, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot.
