Az ügyvitel mindig nehéz dió, általában sok borsot szoktak törni az ehhez kapcsolódó feladatok a cégek orra alá. Az elmúlt években egyre népszerűbbek lettek az online számlázó programok, amik ezt a nehézkes ügyviteli folyamatot hivatottak egyszerűsíteni.
A piacon rengeteg versenyző van jelen, nem mindegy azonban, hogy milyen online számlázó program mellett döntünk. Ha jól akarunk választani, akkor alaposan meg kell vizsgálni, hogy ezek mit tudnak és hogyan illeszkednek cégünk tevékenységeihez. Ha nem a megfelelő online számlázó mellé tesszük le voksunkat, akkor akár az is előfordulhat, hogy csak még nehezebbé tesszük az életünket.
Ebben a cikkben azt mutatjuk be, hogy rendszergazda szemmel nézve melyek a legjobb online számlázók KKV-k számára és, hogy miért, kinek tudjuk jó szívvel ajánlani az egyes megoldásokat. Arra is adunk tippeket, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni egy online számlázó program kiválasztása során.
Rendszergazdák és online számlázók: mi is a kapcsolat?
Nézzük meg, hogy milyen kapcsolat fűz minket ezekhez az ügyviteli rendszerekhez, mik fontosak szerintünk, miket mérlegelünk, amikor egy online számlázóról véleményt alkotunk.
Mi a kapcsolat köztünk?
Tehát hogyan is jövünk mi a számlázó programokhoz?
Mi rendszergazdák integráljuk és felügyeljük ügyfeleink online számlázóit. Az esetleges hibákat kijavítjuk és a frissítésekkel is mi foglalkozunk. Mondhatjuk úgy is, hogy mi menedzseljük a cégek ügyviteli rendszereit. Emiatt igencsak fontos számunkra, hogy az ezekhez kapcsolódó folyamatokat minél könnyebben, flottabbul el lehessen végezni.
Miért tartunk egy online számlázó programot jónak?
Egyszerűen megfogalmazva egy online számlázó program egy rendszergazda számára annál jobb, minél egyszerűbben kezelhető és minél több folyamat automatizálva van benne. Ezeket a programokat szeretjük, azonban a speciális rendszereket, amik folytonos törődést igényelnek nem kedveljük.
Azt is meg kell említeni, hogy mivel a rendszergazda szolgáltatás egyik kiemelten fontos része az ügyfelekkel való kapcsolattartás, az ő problémáik megoldása és a céljaik elérése is lényegi kérdés számunkra. Ezért mindig szem előtt tartjuk azt is, hogy olyan programot javasoljunk nekik, ami az ő számukra is könnyedén kezelhető, segítséget jelent, nem pedig plusz gondot.
A rendszergazdák számára fontos, hogy egy online számlázó program:
1.Könnyen integrálható legyen
Az integráció egy jó számlázó program esetén nem tart sokáig. Azokat a programokat részesítjük előnyben, melyekhez API felületek is tartoznak. Az API az Application Programming Interface rövidítése, ami magyarul alkalmazásprogramozási felületet jelent.
Az ilyen esetekben kicsit leegyszerűsítve annyiról szól a folyamat, hogy az OAuth szabvány 2.0.-ás verziójával egy azonosítást végzünk, utána működik is minden. Az OAuth-ról a linkre kattintva lehet részletesebben olvasni, most talán elég róla annyit mondani, hogy engedélyezési folyamatok lebonyolítására való.
Ha egy online számlázó programot ezek segítségével be tudunk üzemelni az óriási könnyebbséget, valamint sok megspórolt energiát és munkaórát jelent, amiket így más feladatokra tudunk fordítani.
2.Könnyen, jól frissíthető legyen
A speciális rendszerek frissítése mindig bonyolult. Ezeknél sokszor előfordul, hogy jön egy frissítés, amitől a program teljesen szétesik. Mondani sem kell, hogy ilyenkor ez rengeteg plusz munkát jelent, hogy a fejlesztőkkel közösen megtaláljuk a probléma okát és orvosoljuk is azt.
Csak ismételni tudjuk magunkat: a legjobb online számlázó számunkra az egyszerű számlázó. 🙂
3.Amennyire lehet legyen automatizált a működése
Számunkra, és itt bátran állítjuk, hogy ügyfeleink számára is egyaránt az a program tekinthető jónak, aminek segítségével automatizálhatóak az egyes folyamatok, például ha lehetőség van arra, hogy a számlák online elkészítése után azokat egy levélben rögtön el is lehessen küldeni a befogadónak.
Hogyan válassz cégednek online számlázó programot? Mit szükséges végiggondolni a döntés előtt?
A következőkben felsoroljuk, hogy mikre szükséges figyelni neked, mielőtt leteszed a voksod egy számlázó program mellett.
1.A költségkeret meghatározása
A különböző programok és a programokon belül az eltérő csomagok árai egyediek. Először is át kell tehát gondolni, hogy mekkora összeget tud egy cég erre fordítani.
Ez az összeg függhet a vállalkozás méretétől, annak bevételeitől, tevékenységi körétől és céljaitól is. Érdemes például azt is átgondolni, hogy milyen ütemben szeretne fejlődni egy cég, így előre kalkulálható az, hogy mikor lehet szükség csomagváltásra.
Mi ebben a cikkben a KKV-k számára ajánlunk jó megoldásokat.
2.A célok nevesítése
A következő rendkívül fontos dolog, amit át kell gondolni az, hogy tudjuk mire van szüksége cégünknek, mire/mikre akarjuk használni az online számlázó programot.
3.A piac felmérése
Ez talán kézenfekvő, de mégis érdemes megemlíteni. Miután a célokat megfogalmaztuk jöhet a keresgélés.
Fontos, hogy minél több programot vizsgáljunk meg alaposan és kérjük szakember segítségét is, hogy mindenképpen olyan programot válasszunk, ami ténylegesen megkönnyíti, nem pedig hátráltatja az ügyvitel menetét. Egy jó online számlázó könnyen kezelhető, és használatával időt és energiát spórol meg nekünk.
4.A döntés előtti utolsó lépés: pár konkrét kérdés megválaszolása
És végül nézzük meg, hogy mik azok a konkrét kérdések, amiket érdemes feltenned, mielőtt választasz. A kérdésekre adott válaszokból körvonalazódik az, hogy mik a számodra legfontosabb tulajdonságok egy programban.
- Mennyi pénzt tud céged költeni az online számlázó programra?
- Hány felhasználó fogja használni a programot?
- Szüksége van-e a cégnek webáruházas összeköttetésre?
- Mennyire fontos, hogy legyen a számlázónak mobilapplikációja?
- Deviza számlát is ki kell állítani majd a cégnek?
- Szükséges-e adatkapcsolat létesítése könyvelőprogramokkal?
Melyek a legjobb online számlázó programok egy rendszergazda szerint?
Egy jó online számlázó program használata számos előnnyel jár. Amiért mi rendszergazdák szeretjük őket az a könnyű integráció és használat. Amiért az ügyfeleink az a megspórolt idő, az automatizált folyamatok, a NAV-kompatibilitás, a hibalehetőségek minimalizálása stb. sokáig lehetne még sorolni.
Olyan, hogy legjobb online számlázó program nincs, mivel mindegyik picit mást tud. A következő listában tehát nem állítunk fel sorrendet, csupán felsorolunk pár jó számlázót és elmondjuk, hogy szerintünk mik ezeknek a legfontosabb, legjobb tulajdonságai, amik megfelelő választássá tehetik őket egy KKV számára.
Számlázz.hu
Talán nem meglepő, hogy a szamlazz.hu felkerült erre listára, hiszen országunk legnagyobb és talán legnépszerűbb online számlázó programjáról van szó. Érdemes megemlíteni, hogy az elektronikus számlakiállítást még 2010-ben, az elsők között vezették be.
Nézzünk meg egy összefoglalást az online számlázó legfontosabb tulajdonságairól:
 |
|---|
| Árak, csomagok: 4 csomagot kínál, ezek a FREE, a START, a DIGITAL és a PROFI A FREE havi 0 Ft-ért, a START havi nettó 825 Ft-ért, a START havi nettó 1242 Ft-ért, a PROFI pedig havi nettó 1658 Ft-ért használható A csomagok összehasonlítása innen érhető el |
| Fontosabb funkciók, szolgáltatások: A NAV adatszolgáltatást automatikusan elkészíti Megfelel a jogszabályoknak Korlátlan számú számlát lehet vele kiállítani Lehet vele e-számlát készíteni Van mobilalkalmazása Össze lehet kötni üzleti alkalmazásokkal El lehet vele küldeni e-mailben a számlákat |
| Fontosabb működéshez kötődő tényezők: Könnyen kezelhető Könnyen integrálható (API felületen keresztül) Gyorsan elkészíthetőek vele a számlák Biztonságos Automatizált, robot által készített számlákat is lehet vele készíteni Adható hozzáférés könyvelőknek Felhő alapú, bárhonnan elérhető |
| Weboldal: szamlazz.hu |
Billingo
Listánkon a következő versenyző a Billingo, ami talán a Számlázz.hu legnagyobb vetélytársának mondható.
A Billingo ötlete 2013-ban született. Először csak belsős használatra szánták, de 2014-től végül mindenki számára elérhető lett. Sokaknak feltűnhetett a Billingo számlázóktól talán kissé szokatlan dizájnos külseje. Ez nem véletlen, hiszen az egész ötlet egy grafikustól indult és a program dizájnját is díjnyertes grafikusok készítették.
Nézzük most meg, hogy mit is tud a kétségtelenül szép külsővel megáldott online számlázó program:
 |
|---|
| Árak, csomagok: Szintén 4 csomagot kínál Ezek a Starter, a KATA, a Master és az Innovátor A Starter havi 0 Ft-ért, a KATA havi nettó 900. Ft-ért, a Master havi nettó 1.200. Ft-ért, az Innovátor havi nettó 2.400. Ft-ért használható A csomagok összehasonlítása innen érhető el |
| Fontosabb funkciók, szolgáltatások: Megfelel a jogszabályoknak Korlátlan számú számlát lehet vele kiállítani Adható hozzáférés könyvelőknek Lehet vele e-számlát készíteni Van mobilalkalmazása El lehet vele küldeni e-mailben a számlákat Felhő alapú, bárhonnan elérhető |
| Fontosabb működéshez kötődő tényezők: Könnyen kezelhető Könnyen integrálható (API felületen keresztül) Gyorsan elkészíthetőek vele a számlák Biztonságos |
| Weboldal: billingo.hu |
Billzone.eu
A T-Systems számlázóprogramjáról van szó. Funkciókat tekintve talán nem tud annyit, mint az előző kettő, de nem rossz választás. Ami kiemelkedő, hogy a fizetős verzióknál akár 30 felhasználót is hozzá lehet adni egy fiókhoz, ez a nagyobb létszámú cégek számára kifejezetten előnyös.
 |
|---|
| Árak, csomagok: 3 csomagot kínál Ezek az INGYENES, az ALAP és a PLUSZ Az INGYENES 0 Ft-ért, az ALAP havi nettó 490 Ft-ért a PLUSZ pedig havi nettó 990 Ft-ért használható A csomagok összehasonlítása innen érhető el |
| Fontosabb funkciók, szolgáltatások: Megfelel a jogszabályoknak Lehet vele e-számlát készíteni Akár 30 felhasználót is hozzá lehet adni cégenként (kivéve az ingyenes verziónál) |
| Fontosabb működéshez kötődő tényezők: Könnyen integrálható (API felületen keresztül-a PLUSZ csomagban ) Biztonságos Webshopokkal is összeköthető (PLUSZ csomag) El lehet vele küldeni e-mailben a számlákat Felhő alapú, bárhonnan elérhető |
| Weboldal: billzone.eu |
Innvoice
Az Innvoice sokak számára ismerős lehet, hiszen már 20 éve tevékenykednek a piacon. Egy megbízható számlázó programról van szó. Hátránya, hogy webáruházakkal nem lehet összekapcsolni. Ha nem erre a célra akarjuk használni, akkor viszont jó választásnak bizonyulhat.
 |
|---|
| Árak, csomagok: 3 csomagot kínál Ezek az Kezdő, a Haladó és a Profi A Kezdő 0 Ft-ért, a Haladó havi nettó 1.990. Ft-ért a Profi pedig havi nettó 3.990.Ft-ért használható A csomagok összehasonlítása innen érhető el |
| Fontosabb funkciók, szolgáltatások: Megfelel a jogszabályoknak Lehet vele e-számlát készíteni (kivéve az ingyenes verziót) Segíti a logisztikai folyamatokat |
| Fontosabb működéshez kötődő tényezők: Könnyen integrálható (API felületen keresztül) Biztonságos Van mobilalkalmazása El lehet vele küldeni e-mailben a számlákat Felhő alapú, bárhonnan elérhető |
| Weboldal: innvoice.hu |
Ha komplett eszközfelügyeletet és rendszermenedzsmentet szeretnél, hogy vállalkozásod megbízható alapokon, stabilan működjön, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot, mi kidolgozunk egy testre szabott, céged céljainak megfelelő, egyedi megoldást.
