Az e-számla vagy elektronikus számla fogalma 2004-ben született, a Számviteli törvény foglalja magában. Ekkor indult útnak, de az első időkben nem volt kifejezetten népszerű. Az elmúlt néhány évben azonban virágzásnak indult, és azóta is töretlenül halad előre, egyre többen döntenek az e-számlák mellett. Mára a legtöbb cég és egyéni vállalkozó is ilyen számlát állít ki a hagyományos papíralapú verzió helyett.
De mit is jelent pontosan az, hogy e-számla? Milyen követelményeknek kell megfelelnie? Hogyan lehet kiállítani, hogyan jut el a vevőhöz, és meddig szükséges megőrizni? Mit takarnak az időbélyeg és a digitális aláírás kifejezések, és miért fontosak? És mégis miért ennyire népszerű az e-számlázás, milyen előnyei vannak a hagyományos módszerrel szemben? Mai cikkünkben ezeket fejtjük ki.
Tartalom
Mi az e-számla fogalma?
Egy e-számla egy elektronikus formában kiállított és befogadott dokumentum. Részletes leírását és szabályozását az általános forgalmi adóról szóló törvényben találjuk, amire ezentúl csak Áfa-törvényként utalunk majd a cikkben.
Tehát az Áfa-törvény szerint egy számlának meg kell felelnie bizonyos feltételeknek.
A törvényből kiemelve és egyszerűen megfogalmazva egy e-számlának:
- hitelesnek kell lennie;
- sértetlennek kell lennie;
- olvashatónak kell lennie.
Hogyan működik az elektronikus számlázás?
Nézzük most meg azt, hogy hogyan lehet kiállítani elektronikus számlákat és mire kell figyelni ennek során:
0.Hogyan lehet e-számlát kiállítani?
Kezdjük a legfontosabb kérdéssel: hogyan lesz e-számlánk?
E-számlát az erre alkalmas számlázóprogramok segítségével lehet kiállítani.
Ezek lehetnek offline és online számlázóprogramok is. Erről az utóbbiról a linkre kattintva érhető el részletes cikkünk, amiben bemutatjuk, hogy milyen szerintünk egy jó online számlázó, és melyek véleményünk szerint a legjobb megoldások a piacon.
Ha most kihagynád a részletes cikk végigolvasását akkor dióhéjban összefoglalva az a legjobb számlázóprogram, ami egyszerű neked felhasználóként, és nekünk is rendszergazdaként és mindezek mellett persze megfelel a hatályos jogszabályokban előírtaknak is. Neked könnyebbség lehet az, hogy közvetlenül a programból tudod elküldeni online számláidat, nekünk meg például az, ha a program könnyen integrálható egy API felületen keresztül. De most térjünk is vissza az e-számlákhoz.
Arról mindig meg kell bizonyosodni, hogy egy adott programmal biztosan van lehetőségünk e-számlát kiállítani. Van olyan is, hogy egy programmal, vagy annak bizonyos csomagjaival csak a papíralapú variációt lehet elkészíteni.
1. Minek kell szerepelnie egy e-számlán?
Az elektronikus számlakiállításnak vannak bizonyos kötelező elemei.
Tartalmilag ugyanannak kell szerepelnie az elektronikusan kiállított számlákon, mint aminek a hagyományos, papíralapúakon is. Emellett egy e-számlának meg kell felelnie a törvénybe foglalt kritériumoknak is. Ezeket a cikk elején már részleteztük.
Mik az e-számlák kötelező tartalmi elemei?
- számla sorszáma – ennek a segítségével lehet egyértelműen beazonosítani egy e-számlát;
- kiállító neve;
- kiállító címe;
- kiállító adószáma;
- befogadó/vevő neve;
- befogadó/vevő címe;
- befogadó/vevő adószáma;
- termék/szolgáltatás megnevezése;
- termék/szolgáltatás mennyisége;
- termék/szolgáltatás nettó egységára;
- az e-számla nettó összértéke;
- áfa -amit százalékban és értékben is szükséges feltüntetni
Ezeknek mind létfontosságú információk, amiknek rajta kell lenniük az e-számlákon. De a történet itt még nem ért véget, fontos szót ejteni a digitális aláírásról és az időbélyegről is.
2. Mit szükséges tudni a digitális aláírásról és az időbélyegről?
Ez a két fogalom fontos szerepet játszik egy e-számla kiállításában. De mégis miért?
Mi a digitális aláírás és miért van rá szükség?
Minden e-számla PDF-formátumban készül el, úgy, hogy tartalmazza a fentebb részletezett információkat. Ezzel az Áfa-törvényben előírtak közül kettőnek máris megfelel a számla, hiteles és olvasható is.
A harmadik feltétel az, hogy a számla sértetlen legyen, viszont így még nem teljesül, mert a megfelelő programokkal egy nem védett PDF-fájl könnyen és gyorsan szerkeszthetővé válik. Emiatt szükséges a digitális aláírás.
Ha egy e-számlán akár a legapróbb dolog változtatásra kerül, akkor többé nem rendelhető hozzá digitális aláírás. Ha ez nincs rajta, akkor pedig nem számít hitelesnek. Ezért a digitális aláírásnak óriási szerepe van a számlázási folyamatban.
Hogyan ellenőrizhető, hogy hiteles egy e-számla?
PDF olvasók segítségével könnyen ellenőrizhető, hogy egy e-számla hiteles-e. Ilyen például az Adobe Reader program is. Itt az ellenőrzésre a programon belül az aláírások menüben van lehetőség.
Ha ezt látjuk, akkor minden rendben, a számla hiteles:
A számlákat a számlázóprogramok látják el digitális aláírással, ezzel a kiállítónak nincs külön dolga.
Mi az időbélyeg?
Az időbélyeg egy digitális dátumbélyegző.
Az időbélyeg pontosan igazolni tudja, hogy mikor lett létrehozva egy e-számla.
Ez is – ahogyan a digitális aláírás automatikusan rákerül a számlára, a kiállítónak nem kell vele külön foglalkoznia.
3. Hogyan jut el egy e-számla a befogadóhoz?
Egy elektronikusan kiállított számlát többféleképpen is el lehet juttatni a vevőhöz, nincs rá semmilyen törvényi szabályozás, hogy ennek pontosan hogyan kell végbemennie.
Rendszergazdaként mi azt a megoldást preferáljuk, hogy a számlázóprogramokból automatikusan küldjük ki a számlákat e-mailben, és ügyfeleinknek is mindig ezt szoktuk tanácsolni.
Ez a legegyszerűbb verzió, és miért is ne használnánk, ha a program tudja ezt a funkciót? Emellett persze ha valakinek ez szimpatikusabb, akkor a számlákat a kiállítás után le lehet tölteni, majd e-mailben PDF csatolmányként is lehet küldeni vagy valamilyen adathordozón is át lehet adni a befogadónak.
4. Meddig szükséges megtartani, eltárolni egy e-számlát?
Legalább 8 évig meg kell őrizni az e-számlákat.
Egy e-számlát csak elektronikus úton lehet kiállítani, továbbítani és tárolni is. Kinyomtatható, de az így létrejövő papíralapú verzió NEM számít hiteles másolatnak, azaz a kiállítónak és a vevőnek is adatként, fájl formájában szükséges tárolnia minden elektronikus számlát ebben a 8 évig tartó időtartamban.
Mire kell figyelni egy e-számla megőrzése során?
Biztosítani kell, hogy az e-számlák a megőrzés teljes időtartama alatt olvashatóak, hitelesek és sértetlenek maradjanak, azaz a törvényekben meghatározott, az e-számlákra vonatkozó kritériumoknak ekkor is teljesülniük kell.
Figyelni kell arra is, hogy nehogy véletlenül megsemmisüljön egy számla. Ez megtörténhet úgy, hogy mivel emberek vagyunk, így hibázunk és a számlát véletlenül letöröljük egy eszközről. Emiatt érdemes figyelni rá, hogy több helyen is eltároljuk a számlákat.
Jó alternatíva az e-számlák tárolására, ha egy felhőalapú tárhelyre is feltöltjük őket.
5. Mi a teendője a befogadónak egy e-számlával?
Fontos tisztázni, hogy mi a teendő, ha nem kiállítunk, hanem befogadunk egy e-számlát.
Fontos tudni, hogy ha kapunk egy számlát, azt be is kell, hogy fogadjuk. Azt is meg kell azonban jegyezni, a magyar és az EU-s szabályozás szerint sem kötelező egy e-számlát mindenképpen befogadni.
Az elektronikus számlázás feltételei ahogyan fentebb is írtuk, az Áfa-törvényben vannak meghatározva.
Ez kimondja, hogy ahhoz, hogy e-számla befogadásra kerüljön:
- Szükséges a vevő hozzájárulása;
- Ez történhet írásban, szóban, vagy erre utaló magatartással is, pl. az e-számla befogadásával;
- Nemcsak egy elektronikus számla befogadása, de az elutasítása is ezekhez a feltételekhez kötött;
- Ha nem akarunk befogadni egy elektronikus számlát, akkor szükséges jelezni a kiállító részére, hogy hagyományos, papíralapú számlát szeretnénk kérni tőle
Mik az e-számla előnyei a hagyományos számlákkal szemben?
A cikkben ugyan már többször utaltunk rá, de pontosítsuk most még egyszer, hogy mi is a különbség egy e-számla és egy papíralapú számla között.
Egy hagyományos számlát kinyomtatott, fizikai formában is meg kell kapnia a befogadó félnek. Ez egy számlázóprogrammal kiállított papíralapú számla esetén a legtöbbször azt jelenti, hogy azt a kiállító kinyomtatja, és postai úton, futárral vagy személyesen eljuttatja a vevőhöz.
A számlát egyébként kinyomtathatja a befogadó is, ha előtte azt elektronikus úton megkapta.
És az előző definíció miatt az első előny már körvonalazódott is. 🙂
1. Az e-számla kiállítása kényelmesebb
Egy e-számlát a kiállítására alkalmas számlázóval nagyon könnyen és gyorsan el lehet készíteni, és sokkal egyszerűbben el lehet juttatni a vevőhöz is.
2. Meg lehet vele spórolni számos költséget
Ugyan a legtöbb számlázóprogram azon csomagja, amivel e-számlát is lehet készíteni fizetős, ezek az összegek még mindig olcsóbbra jönnek ki, mintha minden egyes számlát el kellene postázni a vevő részére.
Emellett, mivel az e-számlákat nem szükséges kinyomtatni ezen a költségen is lehet spórolni velük.
3. Az e-számla környezetbarátabb
Mivel nem igényelnek nyomtatást, sokkal környezetbarátabbak, mint a papíralapúak.
4. Gyorsabban zajlanak az események
Elektronikusan gyorsabban el lehet juttatni a számlákat a befogadók felé, hiszen nem kell postára menni és sorban állni, futárt szerezni vagy személyes találkozót szervezni azzal a céggel/személlyel, aki befogadja a számlát. Ez rengeteg időt felemészt, és kevésbé is számít hatékonynak.
És azt is meg kell említeni, hogy az, hogy egy e-számla hamarabb eljut a vevőhöz, sok esetben azt is eredményezi, hogy hamarabb is lesz kiegyenlítve.
5. Könnyű tárolni
Az elektronikusan kiállított számláknak nincs fizikai helyigényük, mivel adatként kell eltárolni őket. Így nem szükséges a tárolásukra helyet fenntartani vagy felszabadítani, és azért sem kell aggódni, hogy véletlenül eltűnik valamelyik a tárolás során, mert például összefogtuk valami mással.
6. Könnyű továbbítani
Az e-számlákat elég elektronikusan továbbítani, így nem kell egy halom számlával átrohanni az egész városon, ha azokat mondjuk el akarjuk juttatni a könyvelőnkhöz.
Emellett a számlázóprogramokhoz hozzáférést is lehet adni a könyvelőknek, így a számlákat ők is elérik, és le tudják tölteni közvetlenül azokból.
Ha szeretnél egy rendszergazdát, aki mindent kézben tart céged technikai hátterét illetően, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot. A rendszerüzemeltetés mellett tudunk segíteni például számlázóprogramod felügyeltében és integrálásában is.
